Voorzitter
De voorzitter is het gezicht van de organisatie, zowel intern voor de stichting als voor de buitenwereld. Hij/zij:
- Leidt het bestuur: coördineert en zorgt dat de werkzaamheden van/door het bestuur worden uitgevoerd.
- Vertegenwoordigt de stichting bij officiële gelegenheden.
- Ondertekent brieven namens de stichting.
- Leidt de bestuursvergaderingen.
- Neemt beslissing bij staken van stemmen (tenzij Statuut oplossing biedt).
Secretaris
De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie. Hij/zij:
- Schrijft brieven en andere stukken voor de stichting.
- Organiseert tenminste één maal per jaar een bestuursvergadering (jaarvergadering).
- Beheert het archief van de stichting (archiveren van verslagen bestuursvergaderingen, ingekomen en verzonden brieven, verschenen (kranten) artikelen over de stichting, alsmede overige relevante papieren documenten, scans en emails).
- Stelt, in overleg met de voorzitter, een conceptagenda op voor de bestuursvergadering en draagt zorg voor tijdige verspreiding.
- Stelt notulen op van de bestuursvergadering.
- Houdt de contactgegevens van relaties van de stichting actueel.
Penningmeester
De penningmeester beheert het geld van de organisatie. Hij/zij:
- Zorgt uiterlijk eind januari voor een jaarlijkse begroting.
- Houdt de kas bij en beheert de bankrekeningen.
Verricht en ontvangt betalingen. - Maakt het financieel jaarverslag (jaarrekening) en bewaakt de plannen van het bestuur aan de hand van de begroting.
- Voorziet de voorzitter aan het begin van ieder kwartaal voor een bijgestelde begroting.
- Stelt, binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, een jaarrekening op.
- Biedt de jaarrekening aan aan het bestuur op de eerste vergadering van het nieuwe kalenderjaar.
- Is verantwoordelijk voor uitbetaling van declaraties.
- Onderhoudt contact met de Vincentiusvereniging Den Haag over de huurovereenkomst.
- Beheert de “pot” op de bar, waar mensen fooien en stortingen in doen.
- Is verantwoordelijk voor financieel beheer van de barinkoop.
Bestuurslid Communicatie
Hij/zij:
- Houdt de sociale media(waaronder de website en facebook pagina van de stichting) actueel.
- Beheert de infomail.
- Verstuurt via email een aankondiging van een bijeenkomst (ongeveer een week tevoren).
- Vooraf met gastsprekers de checklist doornemen.
- Beheert logo en sjablonen.
- Adviseert het bestuur over zaken met betrekking tot communicatie.
Alle leden van het bestuur
Hij/zij:
- Doen verslag van externe gesprekken die zij voeren namens de stichting.
Ondersteunende taak: Medewerker Barinkoop
Hij/zij:
- Koopt barbenodigdheden in, voorafgaand aan bijeenkomsten.
- Meldt na iedere bijeenkomst de uitgaven en inkomsten aan de penningmeester.
- Opent en sluit de locatie waar de bijeenkomsten zijn.
- Maakt de bar gereed en ruimt de bar op.
- Zorgt voor vervanging tijdens afwezigheid.
Ondersteunende taak: Medewerker Bar
Hij/zij:
- Runt de bar tijdens bijeenkomsten.
- Beheert de kas tijdens de bijeenkomsten en draagt de kasgelden na sluiting over aan de barinkoper.
- Zorgt voor vervanging tijdens afwezigheid.
Bronnen:
- Statuut Stichting Initiatief Jonge Veteranen Den Haag
- http://www.nieuwestichting.nl/stichting-oprichten/bestuur/bestuursleden.html