Taakomschrijving bestuur

Voorzitter

De voorzitter is het gezicht van de organisatie, zowel intern voor de stichting als voor de buitenwereld. Hij/zij:

  • Leidt het bestuur: coördineert en zorgt dat de werkzaamheden van/door het bestuur worden uitgevoerd.
  • Vertegenwoordigt de stichting bij officiële gelegenheden.
  • Ondertekent brieven namens de stichting.
  • Leidt de bestuursvergaderingen.
  • Neemt beslissing bij staken van stemmen (tenzij Statuut oplossing biedt).

 

Secretaris

De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie. Hij/zij:

  • Schrijft brieven en andere stukken voor de stichting.
  • Organiseert tenminste één maal per jaar een bestuursvergadering (jaarvergadering).
  • Beheert het archief van de stichting (archiveren van verslagen bestuursvergaderingen, ingekomen en verzonden brieven, verschenen (kranten) artikelen over de stichting, alsmede overige relevante papieren documenten, scans en emails).
  • Stelt, in overleg met de voorzitter, een conceptagenda op voor de bestuursvergadering en draagt zorg voor tijdige verspreiding.
  • Stelt notulen op van de bestuursvergadering.
  • Houdt de contactgegevens van relaties van de stichting actueel.

 

Penningmeester

De penningmeester beheert het geld van de organisatie. Hij/zij:

  • Zorgt uiterlijk eind januari voor een jaarlijkse begroting.
  • Houdt de kas bij en beheert de bankrekeningen.
    Verricht en ontvangt betalingen.
  • Maakt het financieel jaarverslag (jaarrekening) en bewaakt de plannen van het bestuur aan de hand van de begroting.
  • Voorziet de voorzitter aan het begin van ieder kwartaal voor een bijgestelde begroting.
  • Stelt, binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, een jaarrekening op.
  • Biedt de jaarrekening aan aan het bestuur op de eerste vergadering van het nieuwe kalenderjaar.
  • Is verantwoordelijk voor uitbetaling van declaraties.
  • Onderhoudt contact met de Vincentiusvereniging Den Haag over de huurovereenkomst.
  • Beheert de “pot” op de bar, waar mensen fooien en stortingen in doen.
  • Is verantwoordelijk voor financieel beheer van de barinkoop.

 

Bestuurslid Communicatie

Hij/zij:

  • Houdt de sociale media(waaronder de website en facebook pagina van de stichting) actueel.
  • Beheert de infomail.
  • Verstuurt via email een aankondiging van een bijeenkomst (ongeveer een week tevoren).
  • Vooraf met gastsprekers de checklist doornemen.
  • Beheert logo en sjablonen.
  • Adviseert het bestuur over zaken met betrekking tot communicatie.

 

Alle leden van het bestuur

Hij/zij:

  • Doen verslag van externe gesprekken die zij voeren namens de stichting.

 

Ondersteunende taak: Medewerker Barinkoop

Hij/zij:

  • Koopt barbenodigdheden in, voorafgaand aan bijeenkomsten.
  • Meldt na iedere bijeenkomst de uitgaven en inkomsten aan de penningmeester.
  • Opent en sluit de locatie waar de bijeenkomsten zijn.
  • Maakt de bar gereed en ruimt de bar op.
  • Zorgt voor vervanging tijdens afwezigheid.

 

Ondersteunende taak: Medewerker Bar

Hij/zij:

  • Runt de bar tijdens bijeenkomsten.
  • Beheert de kas tijdens de bijeenkomsten en draagt de kasgelden na sluiting over aan de barinkoper.
  • Zorgt voor vervanging tijdens afwezigheid.

 

 

 

Bronnen: